ERP für Dienstleistungen und Projektgeschäft

ERP im Dienstleistungssektor steuert Projekte, Leistungserfassung, Ressourcenplanung und Abrechnung statt Lager und Produktion.

ERP für Dienstleistungen und Projektgeschäft: Anforderungen

Leistungserfassung: Erfassung der Arbeitszeit auf Projekte, Kunden, Tätigkeiten und Mitarbeitende, möglichst direkt am Ort der Leistungserbringung statt nachträglich rekonstruiert. Die Genauigkeit hier entscheidet über die Verrechenbarkeit und darüber, ob angefangene Arbeiten überhaupt fakturiert werden.
Projektabrechnung: Abrechnung nach Aufwand, Pauschale oder Meilensteinen in derselben Lösung, inklusive Teilrechnungen für angefangene, aber noch nicht fakturierte Arbeiten. Wechselt ein Mandat von Aufwand zu Pauschale, darf die Erfassung nicht neu aufgebaut werden müssen.
Ressourcenplanung: Auslastung von Mitarbeitenden über laufende und geplante Projekte hinweg sichtbar machen, inklusive Vorschau auf Über- oder Unterauslastung in den kommenden Wochen, nicht erst rückblickend am Periodenende.
Rentabilität je Projekt: Verrechenbare gegen nicht verrechenbare Stunden stellen und den Deckungsbeitrag je Projekt, Kunde und Mitarbeitendem auswerten, damit unrentable Mandate früh erkannt werden statt erst beim Jahresabschluss.
Mandats- und Kundenverwaltung: Bei Treuhand, Anwaltskanzleien und Beratungen mehrere Mandate pro Kunde mit eigenen Abrechnungsmodalitäten, Fristen und Verantwortlichen getrennt führen, ohne dass sich die Mandate in der Auswertung vermischen.
Fremdwährung und Mehrwertsteuer bei internationalen Mandaten: Beratungs-, Ingenieur- und IT-Dienstleistungsunternehmen mit Kunden im Ausland benötigen Fakturierung in Fremdwährung sowie eine korrekte Anwendung des Empfängerortprinzips bei der Mehrwertsteuer, weil sich der Ort der Dienstleistung von jenem einer Warenlieferung unterscheidet.

ERP für Dienstleistungen und Projektgeschäft: Typische Probleme

Stunden werden verspätet erfasst, angefangene Arbeiten bleiben in der Auswertung unsichtbar
Verrechenbarkeit ist erst am Monatsende sichtbar, Gegensteuern kommt zu spät
Auslastung wird in Excel-Tabellen geplant, Engpässe zeigen sich erst im Verzug
Projektmarge lässt sich nicht auf einzelne Kunden, Mandate oder Leistungsarten herunterbrechen
Klassische ERP-Systeme sind auf Lagerbestand und Stückzahlen ausgelegt, nicht auf verkaufte Zeit
Rechnungen an ausländische Kunden erfordern manuelle Nachbearbeitung, weil Fremdwährung und Mehrwertsteuer-Sonderfälle im System nicht vorgesehen sind

ERP für Dienstleistungen und Projektgeschäft: Passende Systeme

Abacus: Starke Projekt- und Leistungserfassung mit integrierter Buchhaltung, im Schweizer Treuhand- und Beratungsumfeld verbreitet.
Odoo: Projekt-, Zeiterfassungs- und Abrechnungsmodule lassen sich einzeln einführen, geeignet für Agenturen und kleinere Beratungen.
Vertec: Reine Professional-Services-Software ohne Warenwirtschaftsballast: verbindet CRM, Projektsteuerung, Leistungserfassung und Fakturierung in einem System, ausgerichtet auf Beratungen, Agenturen, Ingenieur- und Anwaltsbüros.

Dienstleistungsunternehmen verkaufen Zeit statt Waren, deshalb unterscheiden sich die ERP-Anforderungen grundlegend von Handel und Produktion: Kein Lager, dafür Leistungserfassung, Auslastung und Verrechenbarkeit im Zentrum. Der Sektor trägt für die Schweizer Wirtschaft erhebliches Gewicht: Gemäss Bundesamt für Statistik entfielen 2025 rund 73,4 Prozent der gesamten Bruttowertschöpfung auf Dienstleistungen, und 2024 arbeiteten dort etwa 77,8 Prozent aller Erwerbstätigen. Das Spektrum reicht von Banken und Versicherungen bis zu kleinen Beratungs-, Treuhand- und IT-Unternehmen. Rund 99,7 Prozent aller Schweizer Unternehmen sind KMU, ein grosser Teil davon im Dienstleistungssektor, oft mit wenigen Mitarbeitenden und entsprechend schmalen IT-Budgets. Für diese kleineren Anbieter zählt weniger die schiere Grösse des ERP-Systems als die Passgenauigkeit auf projektbasierte Leistungserbringung: Wer Beratungsstunden, Treuhandmandate oder IT-Projekte verkauft, braucht eine lückenlose Kette von der Zeiterfassung über die Abrechnung bis zur Projektmarge statt ein System, das primär für Warenbewegungen gebaut wurde.

ERP für Dienstleistungen und Projektgeschäft: Häufige Fragen

Welches ERP eignet sich für Beratungsunternehmen und Agenturen?

Entscheidend ist die Leistungserfassung, nicht das Lager. Das System muss Zeit auf Projekte buchen, Verrechenbarkeit auswerten und flexible Abrechnungsmodelle abbilden.

Was ist der Unterschied zwischen ERP und einer Projektsoftware?

Projektsoftware plant Aufgaben und Termine. Ein ERP verbindet die Leistungserfassung mit Abrechnung, Buchhaltung und Auswertung, sodass aus erfasster Zeit direkt eine Rechnung und ein Ergebnis wird.

Wie handhabt ein ERP Rechnungen an internationale Kunden bei Schweizer Dienstleistern?

Es muss Fakturierung in Fremdwährung sowie die korrekte Anwendung des Empfängerortprinzips bei der Mehrwertsteuer für grenzüberschreitende Dienstleistungen abbilden, teils zusätzlich mehrere Mandanten oder Gesellschaften. Reine Schweizer KMU-Buchhaltungen ohne Fremdwährungsfunktion stossen hier an Grenzen.